Создаем Транспортное правило дисклеймер disclaimer (отказ от ответственности) —
это функционал транспортного сервера-концентратора (HUB) exchange server , позволяющий автоматически добавлять в конец либо начало письма произвольный текст. *исключение подписанные зашифрованные письма.
1)Exchange admin center \ mail flow \ rules \ Create a new rule..
2)Заполняем название name: , Apply this rule — выбираем конкретных пользователей
3)Do the following — Append the disclaimer — применить дисклеймер : вводим нужный текст.
Или добавление подписи к письму
С уважением, %%Title%% ООО «Моя фирма», %%DisplayName%% Тел. (1111) 12-34-56 доб. %%Phone%%, www.5house.win
URL https://technet.microsoft.com/ru-ru/library/bb125138(v=exchg.160).aspx